Investir dans la sous-traitance ou l'automatisation des processus internes

Vos employés sont une ressource clé de votre entreprise. Il est donc important de les diriger de façon efficace. C'est pourquoi une saine gestion de vos ressources humaines (RH) est essentielle.

Vous pourriez gagner du temps en faisant appel aux services d'entreprises de l'extérieur qui se chargeront de certaines ou de la totalité de vos tâches de gestion des RH ou en automatisant des processus internes que vous avez déjà mis en place.

Chacune de ces options entraînent des coûts, mais ces coûts peuvent tout de même vous permettre de réaliser des économies.

Sous-traitance

Il vous serait utile de confier l'administration des ressources humaines à une entreprise de l'extérieur, si cela vous permet de :

  • concentrer davantage vos efforts sur vos activités d'exploitation et sur vos clients, sachant que quelqu'un se charge d'exécuter une partie du travail courant pour vous;
  • bénéficier des directives et du soutien de spécialistes;
  • consolider vos dépenses — au moyen d'un seul chèque par cycle de paie, vous pouvez régler le coût des services de paie, les retenues d'impôt, les cotisations à l'assurance-emploi et au Régime de pensions du Canada, les indemnisations des accidentés du travail et les avantages sociaux;
  • réduire la taille de votre personnel administratif, ainsi que les dépenses connexes.

Il existe de nombreuses plateformes Web qui offrent des services de RH et d'administration des avantages sociaux. Ces plateformes proposent toutes sortes de services, qu'il s'agisse d'outils de recrutement, de gestion des talents ou de services de paie. La plupart de ces plateformes peuvent être personnalisées selon vos besoins et coûtent souvent moins cher que d'embaucher des employés supplémentaires pour effectuer ces tâches.

Qu'est-ce que la sous-traitance des services de ressources humaines?

Vous faites de la sous-traitance lorsque vous faites appel à des services ou à des spécialistes de l'extérieur pour assurer l'exécution des fonctions relatives aux RH. Vous pouvez opter pour un seul fournisseur ou louer une variété de services auprès de fournisseurs individuels.

En effet, les organisations de services professionnels aux employeurs intègrent les services d'administration de la paie, de ressources humaines et d'avantages sociaux, ainsi que les services connexes aux employeurs, en une solution homogène.

Les fournisseurs de sous-traitance des processus opérationnels mettent en place les plus récentes technologies ou appliquent les technologies existantes d'une façon nouvelle qui améliore votre système de gestion des ressources humaines.

Les fournisseurs d'applications en ligne hébergent et gèrent des applications logicielles sur Internet qu'ils louent ensuite aux utilisateurs. Vous n'avez donc pas à acheter de logiciels et à les installer sur vos propres disques durs ou serveurs; c'est une démarche sans aucun tracas, ni de dépenses.

Quels services pouvez-vous confier à la sous-traitance?

Certains fournisseurs proposent une gamme complète de services de RH, tandis que d'autres vous offrent la possibilité de sélectionner les options qui vous conviennent dans une liste de services qui comprend :

  • le traitement et l'administration de la paie — émission des chèques de paie, retenues d'impôt et cotisations à l'assurance-emploi, aux programmes de soins de santé et aux régimes de retraite;
  • les régimes et les avantages sociaux des employés — assurances maladie, dentaire, vie et invalidité et prestations de retraite;
  • la gestion des ressources humaines — recrutement, sélection, cessation d'emploi, révision des salaires et description de travail;
  • la gestion des risques — indemnisations des accidentés du travail, règlement de différends, inspections de sécurité, politiques et méthodes de bureau et manuels des employés;
  • la conception fondée sur des mesures d'encouragement et sa mise en œuvre.

La sous-traitance convient-elle à votre entreprise?

La décision de recourir à la sous-traitance est déterminée par la taille de votre entreprise, vos pratiques en matière de ressources humaines et le climat des affaires.

Vous comptez moins d'une centaine d'employés? Dans ce cas, il se peut que vous n'ayez pas les ressources voulues pour établir un service interne de RH. La sous-traitance peut donc représenter une solution pratique pour vous. Par contre, il n'est pas logique d'embaucher des spécialistes en permanence, si certaines activités, comme le recrutement, ne sont entreprises qu'à l'occasion.

Si votre entreprise compte au moins une douzaine d'employés, il pourrait être utile de faire appel à une organisation de services professionnels aux employeurs. Par contre, si vous avez moins de douze employés, il serait préférable d'avoir recours à des services en ligne.

Si vos pratiques actuelles en matière de RH diffèrent de celles des entreprises similaires de votre secteur d'activité, la sous-traitance risque d'être coûteuse, car le fournisseur de services devra s'adapter à votre processus de travail interne.

La souplesse de la sous-traitance pourrait être attrayante, si votre entreprise est dans une situation financière incertaine ou exerce ses activités dans un secteur mouvant. Éliminez les coûts fixes excédentaires et vous pourrez peut-être répondre plus rapidement aux besoins changeants en matière de ressources.

Sous-traitance : bienfaits et risques

Avant de confier les fonctions des ressources humaines à la sous-traitance, vous devez en comparer les bienfaits et les risques potentiels. Évaluez les résultats possibles en tenant compte de la taille de votre entreprise, de ses ressources, de ses buts et de son environnement.

Bienfaits de la sous-traitance

  • Gestion des risques : En faisant appel à des organisations de services professionnels aux employeurs, vous pouvez leur transférer les compétences juridiques de la gestion des lois fédérales et provinciales sur l'emploi. Les fournisseurs de services impartis pourraient également se montrer plus objectifs que le personnel interne de gestion des RH au moment d'aborder des questions délicates.
  • Pleins feux sur les ressources humaines : La sous-traitance des fonctions courantes permet de libérer les employés responsables des RH pour qu'ils puissent se concentrer sur les activités de planification stratégique, tout en conservant la maîtrise générale des services.
  • Économie de coûts : Les fournisseurs de services sont d'importants acheteurs de programmes d'avantages sociaux et d'autres régimes. Ils bénéficient ainsi de taux réduits dont ils vous font ensuite tirer parti. En faisant appel à la sous-traitance, vous pouvez également économiser sur les coûts associés à l'achat, à l'installation et à l'entretien de logiciels, y compris les mises à jour, le débogage et l'obtention de licences d'utilisation.

Risques de la sous-traitance

  • Répercussions sur les fonctions de base : L'un des inconvénients de la sous-traitance est le manque d'interactions personnelles. En manifestant son intérêt envers le bien-être de chaque employé, le personnel interne de gestion des RH favorise de façon plus efficace le maintien en poste des employés et la résolution des enjeux délicats en milieu de travail.
  • Compétences des ressources humaines : Vous risquez d'être dépendant des fournisseurs de services de l'extérieur, si vous ne vous dotez pas d'une certaine expertise en matière de gestion des RH. Avez-vous les compétences nécessaires pour déterminer vos besoins dans ce domaine ou pour évaluer l'efficacité d'un fournisseur externe? Qu'arrivera-t-il si votre entreprise continue à croître?
  • Obligation de rendre compte : En dernier lieu, vous finissez par céder à la sous-traitance le pouvoir de décision finale sur l'embauche, le congédiement et la sanction disciplinaire des employés — dans ces circonstances, il pourrait être plus difficile de motiver, de récompenser et de maintenir en poste vos employés, car les canaux hiérarchiques risquent d'être brouillés et les attentes pourraient être irrégulières.
  • Questions de sécurité : Les préoccupations peuvent comprendre l'accès protégé aux données, la protection des renseignements confidentiels, la confusion chez les utilisateurs, l'inconsistance du traitement des plaintes, la rigidité lorsqu'il est question de traiter les exceptions (qui nécessitent des corrections manuelles) et la possibilité de pannes et de mauvais fonctionnement d'un système.

Sélection d'un fournisseur de sous-traitance

Examinez toutes vos fonctions de gestion des RH afin de déterminer quelles activités pourraient être externalisées. Puis, vous aurez besoin de savoir quel est le coût actuel de ces activités pour mieux comprendre la valeur des services offerts par les divers fournisseurs et en faire la comparaison.

Critères de sélection

Définissez clairement vos buts, vos attentes relatives aux services et vos échéanciers. Les services du fournisseur peuvent-ils compléter les efforts déployés à l'interne? Comment allez-vous mesurer le rendement?

Avant de sélectionner un fournisseur :

  • consultez les références clients cités en référence et confirmez toutes les certifications pertinentes;
  • consultez vos collègues au sujet de leur expérience auprès de divers fournisseurs;
  • demandez aux fournisseurs de vous démontrer le fonctionnement des applications en cours d'exécution;
  • renseignez-vous auprès de sites de référence en ligne, y compris les forums de discussion et les babillards électroniques;
  • envisagez la possibilité d'embaucher un conseiller en TI qui vous aidera à trouver un fournisseur de services applicatifs à prix abordable;
  • recherchez les fournisseurs qui ont le souci du service à la clientèle, qui ont bonne réputation et dont l'expertise est reconnue. Offrent-ils un service de soutien technique 24 heures sur 24, 7 jours sur 7? Essayez de trouver un fournisseur qui fait preuve de souplesse, qui est capable de comprendre votre culture organisationnelle et qui souscrit à votre style de gestion et à votre philosophie en matière de ressources humaines.

Contrat des services de sous-traitance

Le contrat définit les aspects officiels et juridiques de la relation de sous-traitance. Vous n'êtes pas tenu d'accepter le contrat type du fournisseur.

  • Intégrez votre étalon de mesure et vos normes de rendement au contrat de façon à garantir l'atteinte de vos objectifs.
  • Définissez clairement les rôles et les responsabilités (qui fait quoi, où, quand et comment).
  • Intégrez au contrat des obligations visant le fournisseur et l'utilisateur final.
  • Déterminez le niveau de maîtrise que vous souhaitez conserver ou confier au fournisseur.
  • Déterminez en quoi consiste la non-conformité, ainsi que les pénalités qui seront imposées, si le fournisseur omet de se conformer aux normes convenues.
  • Énoncez les attentes associées au système de production de rapports entre le fournisseur et votre entreprise.
  • Discutez des procédures de renégociation du contrat, ainsi que des procédures de résiliation qui s'appliqueront aux deux parties dans l'éventualité d'une incompatibilité.
  • Définissez clairement tous les termes utilisés, car les suppositions peuvent engendrer des problèmes.
  • Précisez le coût total et le mode de paiement.
  • Tentez de repérer les coûts cachés.
  • Établissez une méthode de révision ou de modification des modalités du contrat, acceptable pour les deux parties, en vue d'aborder des besoins changeants ou des circonstances imprévues.

Établissement du prix

Les coûts associés à la sous-traitance des services de gestion des ressources humaines varient en fonction de la taille du personnel, des services ou des options sélectionnés et de votre emplacement géographique. Les organisations de services professionnels aux employeurs demandent généralement un faible pourcentage du salaire de chaque employé tous les mois. Les services en ligne peuvent comprendre des frais initiaux de configuration, ainsi que des frais mensuels calculés par employé. De façon générale, plus le nombre d'employés visés par le service est élevé, plus le coût par personne est bas.

Processus internes : Coûts par opposition aux avantages

L'administration des ressources humaines met en jeu de nombreux coûts cachés, tels que des processus manuels gruge-temps qui causent de la distraction. Consigner et actualiser les renseignements sur les employés dans une base de données unique regroupant les feuilles de paie et les ressources humaines vous permet de réduire le nombre d'erreurs, d'éliminer les doubles, de gagner du temps et d'économiser de l'argent.

Coûts-avantages de l'automatisation des services de ressources humaines

Vous pouvez utiliser votre intranet pour transférer les fonctions administratives effectuées sur papier par le personnel de gestion des ressources humaines aux gestionnaires et aux employés, qui peuvent mettre à jour les dossiers d'employés, consigner des dépenses ou présenter des demandes de remboursement et saisir des donnéss.

Vous pouvez aussi offrir des services électroniques de sous-traitance par le truchement d'Internet, de façon à ce que les employés puissent être en relation directe avec le fournisseur grâce au libre-service.

Lorsque vous utilisiez soit l'intranet, soit Internet pour automatiser des fonctions de gestion des ressources humaines, les gestionnaires et les employés doivent veiller à ce que leurs renseignements soient exacts et à jour. Il y aura moins d'erreurs de copie, car les renseignements sont consignés directement dans le système plutôt que transposés à partir d'un dossier papier. Une exactitude accrue permet de gagner du temps et d'économiser de l'argent.

Comparer les coûts des systèmes manuels par rapport aux systèmes automatisés?

  • Déterminez quels services vous souhaitez externalier.
  • Évaluez les fonctions et les processus manuels nécessaires à l'exécution des tâches. Tenez compte de toutes les ressources internes et externes requises.
  • Examinez le processus et modifiez-en la conception au besoin. N'entreprenez pas l'automatisation d'un processus de piètre qualité, car la technologie ne fera qu'accroître l'efficience des processus inefficaces. Visez l'équilibre entre les processus, les gens et les technologies pour obtenir les meilleurs résultats.
  • Estimez la croissance du personnel au cours des prochaines années, ainsi que le nombre d'employés des ressources humaines et des TI supplémentaires dont vous aurez besoin pour soutenir cette croissance au moyen des systèmes actuels.
  • Faites des recherches sur les options des systèmes et les fournisseurs de services. Envisagez diverse options et combinaisons d'options, y compris les systèmes intranet internes, les services offers sur le Web, les ententes de sous-traitance et d'autres solutions de rechange internes possibles.
  • Évaluez les coûts essentiels des logiciels, y compris l'obtention de licences d'utilisation, l'installation, la formation, la maintenance, le soutien aux TI, les services de dépannage et les mises à niveau.
  • Faites l'estimation des économies que vous réaliserez au fil du temps. Comparez les coûts totaux de mise en œuvre et d'entretien des nouveaux systèmes, par rapport à la réduction des coûts associés aux ressources humaines et l'amélioration des fonctions administratives.
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