Gestion du changement

Il peut être très difficile de mettre en œuvre des changements organisationnels, tels que l'application de nouvelles technologies. Alors, comment pouvez-vous aider vos employés à s’adapter?

Confiance et communication — Si vos employés ont confiance en vous, cela aura tendance à amplifier leur satisfaction et leur collaboration au travail. Vous devez donc établir des relations ouvertes fondées sur la confiance et la coopération en sollicitant la participation de vos employés : communiquez régulièrement avec eux, habilitez-les à prendre des décisions et appuyez leurs choix. Ils seront ainsi plus enclins à se fier à vos instincts lorsque vous apporterez des changements dans votre milieu de travail.

Situation de l'employé — La loyauté des employés peut être tributaire de leur situation professionnelle; en d’autres mots, il se peut que les employés à temps partiel, saisonniers ou contractuels aient l’impression de souscrire moins pleinement que les autres aux objectifs de votre entreprise et aux changements proposés. Veuillez donc à inviter ces employés aux réunions et aux séances de formation ou à les intégrer à vos listes de diffusion des renseignements. Il convient de faire en sorte que le processus de gestion du changement comprenne toutes les parties touchées par les changements organisationnels.

Culture organisationnelle — Ce sont souvent les employés à long terme qui établissent les normes d'attitude et de comportement acceptables au sein de votre entreprise. Ils le font peut-être par inadvertance, mais ils n’en ont pas moins une profonde influence sur la culture organisationnelle. Vous devriez donc gérer leur participation attentivement de façon à éviter qu’ils ne fassent obstacle au changement.

Si une culture du travail d’équipe a été établie avant la mise en œuvre des changements, vous bénéficierez de solides assises sur lesquelles fonder les efforts consacrés au changement. Dans une telle situation, les employés ont l’habitude de travailler en équipe et affichent déjà l’attitude de coopération propice à la réussite de votre initiative.

Qualités de chef — Votre rôle de chef de file a une importance capitale pour la réussite des changements apportés, car la mise en œuvre d’un nouveau système n’est pas une question opérationnelle de peu d'importance. Les changements apportés à vos processus d’exploitation étant de nature stratégique, ils doivent être soutenus par tous ceux qui exercent un rôle de leadership au sein de votre entreprise.

Étapes de mise en œuvre du changement

Vous pouvez faciliter l'adaptation de vos employés aux nouvelles technologies ou aux nouveaux processus en procédant par étapes : préparation, acceptation, mise en œuvre et engagement.

Préparation :  Veillez à établir les assises qui favoriseront l'engagement

En tant que propriétaire d'une entreprise, il vous incombe d'aider vos employés à comprendre la nécessité du changement. Si vous expliquez aux employés ce que le changement signifie, ils seront probablement plus enclins à accepter ce que l'on attend d'eux.

Avant de commencer, posez-vous les questions suivantes :

  • Votre niveau d'engagement envers le changement est-il suffisant?
  • Avez-vous tenu compte de tous les choix et possibilités à votre disposition, ainsi que des risques éventuels?
  • Avez-vous prévu les obstacles organisationnels ou culturels?
  • Avez-vous pris les mesures nécessaires pour assurer de la une formation et du soutien adéquats?

Lorsque vous serez prêt, les mesures suivantes pourraient vous aider à établir une base solide :

  • Cernez la nécessité d'apporter des changements, expliquez clairement les motifs pour lesquels vous souhaitez ces changements et présentez une solide analyse de rentabilité à l'appui de ceux-ci.
  • Communiquez dès le tout début avec chacune des personnes touchées de manière à favoriser la cohésion et la confiance dans l’ensemble de l'entreprise.
  • Encouragez le dialogue entre les parties touchées par les changements, y compris les employés à temps partiel et contractuels et ceux qui travaillent à l'extérieur. Le but visé ici est d'obtenir de l'information et de donner le ton aux futures communications.
  • Déterminez dans quelle mesure votre entreprise est prête à exécuter le processus de changement en prévoyant les sources de résistance au sein de l'entreprise, ainsi que les causes possibles. Ne tentez pas d'éliminer cette résistance; si elle se manifeste, répondez avec sensibilité aux réactions émotives et gérez les attentes avec soin. Indiquez clairement les résultats que vous souhaitez obtenir.

Acceptation : Obtenez l'accord de vos employés et créez un plan

Pour d'établir un plan d'action et obtenir le soutien et les ressources aptes à le mener à bonne fin, examinez les questions suivantes :

  • Qui sera responsable du nouveau processus automatisé?
  • Comment le processus devrait-il être mené?
  • Comment allez-vous utiliser les renseignements?
  • Qui devra rendre compte des erreurs, des inexactitudes, des risques pour la sécurité et de la mise à jour de l'information?
  • Comment va-t-on mesurer le rendement de votre entreprise?
  • La structure organisationnelle actuelle sera-t-elle modifiée?

Lorsque vous appliquez divers outils, vous aurez peut-être à redéfinir certains postes ou à en créer de nouveaux, voire à restructurer des équipes ou des services complets. Il est possible que les employés craignent d'être incapables d'acquérir de nouvelles compétences, de bien s'entendre avec de nouveaux collègues ou de s'adapter à un nouveau milieu de travail.

La résistance est une réaction normale, surtout quand les employés ne savent pas à quoi s'attendre et s'attachent à leurs perceptions de perte. Ils ont besoin de participer au processus décisionnel pour avoir conscience qu'ils ont leur mot à dire et qu'ils maîtrisent leur propre destin. La gestion et la formation habilitantes peuvent faire toute la différence.

À cette étape-ci, il convient d'envisager les mesures suivantes :

  • Demandez aux interventant clés parties intéressées d'appuyer le nouveau plan et de renforcer leur engagement.
  • Assurez-vous d'avoir des ressources engagées en matière de finances, de délais et de personnel, pour que vous puissiez apporter le changement visé.
  • Créez une équipe qui sera chargée d'élaborer le processus de mise en œuvre et la nouvelle structure.
  • Définissez les objectifs et les cibles qui permettront à votre entreprise de passer de sa situation actuelle à la situation souhaitée. Établissez des buts à court et à long terme en ce qui a trait aux fournisseurs, aux clients et aux concurrents.
  • Élaborez un énoncé de vision qui décrit le fonctionnement de votre entreprise, de façon à offrir aux employés des lignes directrices qui les aideront à composer avec les situations inhabituelles auxquelles ils devront faire face dans leur nouvel environnement.

Exécution : Concrétisez les changements

À mesure que vous apportez les changements voulus, prenez du recul et analysez les nouveaux systèmes et processus afin de cerner tout problème de nature technique ou lié au flux des travaux. Certaines activités de reformulation pourraient s'imposer, si vous constatez des répercussions négatives sur l'efficacité de votre entreprise.

La mise en œuvre d'un changement peut nécessiter :

  • une restructuration matérielle et organisationnelle;
  • l'élaboration de procédures et de méthodes;
  • l'installation et la configuration de nouveaux équipements.

Engagement : Assurez la continuité des changements

Renforcez les nouveaux processus et comportements auxquels vous vous attendez de chacun au moyen de communications permanentes. Pour favoriser l'engagement, il vous faudra peut-être :

  • évaluer si les résultats obtenus sont conformes aux attentes initiales;
  • concevoir un système d'évaluation et d'amélioration continues du processus;
  • veiller à ce que le processus bénéficie d'un soutien continu en soulignant les réussites et en reconnaissant ou en récompensant les comportements souhaités chez les employés.
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