Genres d'outils d’aide à l'administration des ressources humaines

Examinez certaines des composantes que vous aimeriez retrouver dans un système d'information sur les ressources humaines (SIRH) conçu pour répondre à vos besoins. Vous pouvez également vous servir d'outils fiables de gestion des ressources humaines conçus sur mesure. Il n'est toutefois pas facile de choisir les meilleures technologies. Vous devez donc aborder la question comme vous le feriez pour toute autre mise en œuvre de processus. Recherchez des solutions abordables pour la gestion de diverses fonctions, y compris :

  • la documentation de base sur les employés;
  • les feuilles de présence;
  • les avantages sociaux et la rémunération;
  • le recrutement et l'évaluation des compétences des employés;
  • la feille de paie.

Aucun SIRH de série ne pourra combler tous vos besoins, mais un système élémentaire qui répond à la plupart de vos besoins aura peut-être la capacité d'évoluer au même rythme que votre entreprise. Soyez réaliste concernant vos exigences, de façon à ne pas y consacrer plus de temps et d'argent que nécessaire.

Systèmes d'information sur les ressources humaines

Certains produits sont offerts sous forme d'applications individuelles, tandis que d'autres sont combinés et vendus à titre de systèmes complets. Un système intégré comporte généralement des fonctions de gestion des ressources humaines, de traitement de la paie et d'administration des activités de recrutement.

Le principal avantage de ces systèmes est le point centralisé de saisie des données, et d'extraction et d'analyse des données dans un format commun. Si, par exemple, le service des ressources humaines modifie les primes et cotisations des avantages sociaux, l'information est instantanément transmise au service de la paie et les modifications sont automatiquement appliquées aux retenues salariales.

Quelles fonctions un SIRH exécute-t-il?

Voici quelques-uns des éléments que l’on retrouve généralement dans un SIRH :

  • les avantages sociaux;
  • les dossiers et profils des employés, la classification des postes;
  • les données sur la productivité;
  • les politiques et les procédures organisationnelles;
  • les politiques de formation et de perfectionnement;
  • des renseignements sur la planification de la relève.

Le genre de rapports qui peuvent être générés automatiquement comprennent :

  • les données sur l'absentéisme, l'assiduité, les performances et les antécédents des employés;
  • les feuilles de paie;
  • les plans de ressources humaines;
  • les données sur l'évaluation des postes, le roulement du personnel et les candidats;
  • les répertoires de compétences, les descriptions de tâches, les particularités du poste et les avis des postes à pourvoir;
  • les rapports et les données sur la santé et la sécurité au travail, ainsi que les dossiers liés à l'invalidité;
  • des renseignements sur les régimes de retraite et l'utilisation des avantages sociaux;
  • des détails sur la convention collective et des données sur l'équité en matière d'emploi.

Quelles sont les caractéristiques d'un SIRH efficace?

  • des méthodes de navigation efficaces;
  • des outils permettant d'effectuer le suivi de la rémunération, des antécédents, de l'information sur l'emploi et des examens du rendement des employés;
  • des fonctions d'administration des régimes d'avantages sociaux qui permettent de gagner du temps;
  • la capacité d'assurer le suivi et le traitement des activités de recrutement, de paie et de formation;
  • des fonctions d'analyse des coûts et de synthèse de la productivité;
  • la capacité de générer des rapports gouvernementaux à jour sur des éléments tels que l'équité en matière d'emploi et les indemnisations des accidentés du travail, et d'autres rapports normalisés;
  • des rapports sur les dépenses permettant aux employés qui voyagent d'effectuer en ligne le suivi de leurs dépenses, grâce aux fonctions de gestion automatisée des dépenses.

Traitement de la paie

Vous pouvez automatiser le traitement de la paie en le confiant à l'impartition ou en achetant un logiciel compatible avec les systèmes de transfert électronique de fonds des banques, qui vous permettent de procéder au virement automatisé des paies. Certains logiciels normalisés de comptabilité comportent également des fonctions de traitement de la paie.

Les systèmes perfectionnés peuvent se charger de toutes les tâches de traitement de la paie : calculer avec exactitude les revenus touchés, les retenues d'impôt et les autres cotisations; effectuer le suivi des coûts de main-d'œuvre; analyser les tendances de façon instantanée; créer des graphiques et des rapports de gestion détaillés.

Ces produits et services vous offrent aussi d'autres caractéristiques qui vous permettent de gagner du temps et :

  • de repérer les erreurs avant l'émission de la paie;
  • d'imprimer les chèques de paie sur place;
  • d'être automatiquement avisé des modifications apportées aux lois fiscales fédérales et provinciales;
  • d'accéder aux données antérieures sur la paie et à des fonctions de production automatique de rapports;
  • de vous connecter au système en tout temps à partir de n'importe quel ordinateur ayant accès à Internet.

Portail des employés

Un portail des employés est un guichet unique en ligne qui permet aux employés d'accéder à un vaste éventail de programmes et de renseignements au sein de votre entreprise. Les portails les plus efficaces sont ceux qui ont été conçus sur mesure et grâce auxquels les employés peuvent accéder rapidement et facilement aux genres de renseignements et d'outils suivants :

  • sur l'entreprise — outils de mise à jour des dossiers personnels et de réponse aux questions;
  • sur les employés — outils de collaboration;
  • sur les tâches — outils et applications propres à certaines fonctions professionnelles;
  • sur les services personnels — renseignements sur la santé, par exemple.
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