Se faire payer par ses clients

Être payé en temps voulu est essentiel au bon fonctionnement des affaires. Cela vous aide à générer un mouvement de trésorerie positif et à entretenir de bons rapports avec vos clients. Tout comme vos fournisseurs s'attendent à être payés à temps, vous devez faire de même avec votre clientèle.

Gardez à l'esprit les éléments suivants lorsqu'il est question de la perception des paiements.

Facturez sans délai le produit vendu ou le service rendu à votre client : Envoyer la facture à vos clients dès qu'un produit leur est vendu ou un service rendu est de première importance pour votre flux de trésorerie; il n'est pas conseillé d'envoyer toutes les factures à des intervalles précis (le dernier jour de chaque mois, par exemple). Si vous tardez à expédier vos factures, c'est vous qui allez, au bout du compte, endosser la dette de votre client à plus long terme.

Organisez votre système de perception des sommes à recevoir : Selon la taille de votre entreprise et le nombre de factures à traiter, il vous serait peut-être bon de demander à une personne (ou plus, au besoin) de s'occuper des sommes à recevoir. Assurez-vous que ces personnes consignent en dossier les détails de toutes les interactions avec vos clients, et ce, de façon claire et précise, y compris les bordereaux de réception des documents et les entrées électroniques des ventes.

Montez un système de communication préétabli : Il est important que vos clients sachent que vous prenez la facturation au sérieux et que vous y veillez d'une façon suivie et constante. Vous voulez aussi être prêt à faire face aux paiements en retard lorsqu'ils se produisent, et vous assurer que vos clients connaissent vos politiques sur les paiements en retard et quelles en sont les conséquences.

Après deux ou trois avis qui se révèlent infructueux, il vous serait peut-être utile de prendre des mesures plus drastiques. Veillez à conserver une preuve officielle de vos interactions avec les clients non-payeurs. Vous pouvez même envoyer ces avis par courrier recommandé. Si jamais un paiement accuse un retard de plus de 90 jours, n'hésitez pas à « serrer la vis » à votre client; le recours à une agence de recouvrement ou à une poursuite en justice pourrait être votre seul moyen d’être payé.

Dressez des scénarios : Créez un scénario pour les interactions que vous pourriez avoir avec les clients non-payeurs. Allez droit au but et soyez constant. Préparez des lettres et des scénarios téléphoniques au préalable pour les situations de factures échues ou de manquement à une promesse de paiement, ce qui facilitera grandement votre tâche.

Accordez un rabais pour paiement hâtif : Offrir un rabais pour paiement hâtif est un moyen efficace d'inciter vos clients à faire leur paiement à temps. Par exemple, les clients qui règlent leur facture en 10 jours pourraient recevoir une prime équivalant à 2 % du montant de la facture avant taxes. Pour éviter une baisse de votre chiffre d'affaires, vous pourriez même hausser vos prix de 2 % avant la mise en œuvre du programme de récompense. Dans la même veine, vous pourriez facturer des frais de retard pour les paiements en souffrance. Cependant, si vous optez pour cette solution, assurez-vous d'en informer vos clients en l'indiquant clairement sur la facture; vous devez les aviser des frais de paiement en retard.

Songez à fractionner les paiements : Par exemple, demandez un paiement initial équivalant à la moitié de la somme totale, puis l'autre moitié du paiement sur livraison.

Apprenez à bien connaître vos clients : Efforcez-vous de maintenir un dialogue permanent avec vos clients. Apprenez à les connaître, et familiarisez-vous avec les produits et les services qu'ils préfèrent. Il est tout aussi important que vous soyez à l'affût de leurs habitudes de consommation et de leurs antécédents en matière de crédit. Passer en revue leurs comptes de temps à autre vous permet de dominer la situation et d'éviter des problèmes potentiels. Une saine gestion des relations-clients peut être une façon efficace d'enrichir la connaissance de votre clientèle.

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