Investir dans la sous-traitance ou l'automatisation des processus internes

Vos employés sont une ressource clé de votre entreprise. Il est donc important de les diriger de façon efficace. C'est pourquoi une saine gestion de vos ressources humaines (RH) est essentielle.

Vous pourriez gagner du temps en faisant appel aux services d'entreprises de l'extérieur qui se chargeront de certaines ou de la totalité de vos tâches de gestion des RH ou en automatisant des processus internes que vous avez déjà mis en place.

Chacune de ces options entraînent des coûts, mais ces coûts peuvent tout de même vous permettre de réaliser des économies.

Sous-traitance

Il vous serait utile de confier l'administration des ressources humaines à une entreprise de l'extérieur, si cela vous permet de :

Il existe de nombreuses plateformes Web qui offrent des services de RH et d'administration des avantages sociaux. Ces plateformes proposent toutes sortes de services, qu'il s'agisse d'outils de recrutement, de gestion des talents ou de services de paie. La plupart de ces plateformes peuvent être personnalisées selon vos besoins et coûtent souvent moins cher que d'embaucher des employés supplémentaires pour effectuer ces tâches.

Qu'est-ce que la sous-traitance des services de ressources humaines?

Vous faites de la sous-traitance lorsque vous faites appel à des services ou à des spécialistes de l'extérieur pour assurer l'exécution des fonctions relatives aux RH. Vous pouvez opter pour un seul fournisseur ou louer une variété de services auprès de fournisseurs individuels.

En effet, les organisations de services professionnels aux employeurs intègrent les services d'administration de la paie, de ressources humaines et d'avantages sociaux, ainsi que les services connexes aux employeurs, en une solution homogène.

Les fournisseurs de sous-traitance des processus opérationnels mettent en place les plus récentes technologies ou appliquent les technologies existantes d'une façon nouvelle qui améliore votre système de gestion des ressources humaines.

Les fournisseurs d'applications en ligne hébergent et gèrent des applications logicielles sur Internet qu'ils louent ensuite aux utilisateurs. Vous n'avez donc pas à acheter de logiciels et à les installer sur vos propres disques durs ou serveurs; c'est une démarche sans aucun tracas, ni de dépenses.

Quels services pouvez-vous confier à la sous-traitance?

Certains fournisseurs proposent une gamme complète de services de RH, tandis que d'autres vous offrent la possibilité de sélectionner les options qui vous conviennent dans une liste de services qui comprend :

La sous-traitance convient-elle à votre entreprise?

La décision de recourir à la sous-traitance est déterminée par la taille de votre entreprise, vos pratiques en matière de ressources humaines et le climat des affaires.

Vous comptez moins d'une centaine d'employés? Dans ce cas, il se peut que vous n'ayez pas les ressources voulues pour établir un service interne de RH. La sous-traitance peut donc représenter une solution pratique pour vous. Par contre, il n'est pas logique d'embaucher des spécialistes en permanence, si certaines activités, comme le recrutement, ne sont entreprises qu'à l'occasion.

Si votre entreprise compte au moins une douzaine d'employés, il pourrait être utile de faire appel à une organisation de services professionnels aux employeurs. Par contre, si vous avez moins de douze employés, il serait préférable d'avoir recours à des services en ligne.

Si vos pratiques actuelles en matière de RH diffèrent de celles des entreprises similaires de votre secteur d'activité, la sous-traitance risque d'être coûteuse, car le fournisseur de services devra s'adapter à votre processus de travail interne.

La souplesse de la sous-traitance pourrait être attrayante, si votre entreprise est dans une situation financière incertaine ou exerce ses activités dans un secteur mouvant. Éliminez les coûts fixes excédentaires et vous pourrez peut-être répondre plus rapidement aux besoins changeants en matière de ressources.

Sous-traitance : bienfaits et risques

Avant de confier les fonctions des ressources humaines à la sous-traitance, vous devez en comparer les bienfaits et les risques potentiels. Évaluez les résultats possibles en tenant compte de la taille de votre entreprise, de ses ressources, de ses buts et de son environnement.

Bienfaits de la sous-traitance

Risques de la sous-traitance

Sélection d'un fournisseur de sous-traitance

Examinez toutes vos fonctions de gestion des RH afin de déterminer quelles activités pourraient être externalisées. Puis, vous aurez besoin de savoir quel est le coût actuel de ces activités pour mieux comprendre la valeur des services offerts par les divers fournisseurs et en faire la comparaison.

Critères de sélection

Définissez clairement vos buts, vos attentes relatives aux services et vos échéanciers. Les services du fournisseur peuvent-ils compléter les efforts déployés à l'interne? Comment allez-vous mesurer le rendement?

Avant de sélectionner un fournisseur :

Contrat des services de sous-traitance

Le contrat définit les aspects officiels et juridiques de la relation de sous-traitance. Vous n'êtes pas tenu d'accepter le contrat type du fournisseur.

Établissement du prix

Les coûts associés à la sous-traitance des services de gestion des ressources humaines varient en fonction de la taille du personnel, des services ou des options sélectionnés et de votre emplacement géographique. Les organisations de services professionnels aux employeurs demandent généralement un faible pourcentage du salaire de chaque employé tous les mois. Les services en ligne peuvent comprendre des frais initiaux de configuration, ainsi que des frais mensuels calculés par employé. De façon générale, plus le nombre d'employés visés par le service est élevé, plus le coût par personne est bas.

Processus internes : Coûts par opposition aux avantages

L'administration des ressources humaines met en jeu de nombreux coûts cachés, tels que des processus manuels gruge-temps qui causent de la distraction. Consigner et actualiser les renseignements sur les employés dans une base de données unique regroupant les feuilles de paie et les ressources humaines vous permet de réduire le nombre d'erreurs, d'éliminer les doubles, de gagner du temps et d'économiser de l'argent.

Coûts-avantages de l'automatisation des services de ressources humaines

Vous pouvez utiliser votre intranet pour transférer les fonctions administratives effectuées sur papier par le personnel de gestion des ressources humaines aux gestionnaires et aux employés, qui peuvent mettre à jour les dossiers d'employés, consigner des dépenses ou présenter des demandes de remboursement et saisir des donnéss.

Vous pouvez aussi offrir des services électroniques de sous-traitance par le truchement d'Internet, de façon à ce que les employés puissent être en relation directe avec le fournisseur grâce au libre-service.

Lorsque vous utilisiez soit l'intranet, soit Internet pour automatiser des fonctions de gestion des ressources humaines, les gestionnaires et les employés doivent veiller à ce que leurs renseignements soient exacts et à jour. Il y aura moins d'erreurs de copie, car les renseignements sont consignés directement dans le système plutôt que transposés à partir d'un dossier papier. Une exactitude accrue permet de gagner du temps et d'économiser de l'argent.

Comparer les coûts des systèmes manuels par rapport aux systèmes automatisés?

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