Tous les propriétaires d'entreprise veulent que leur organisation marche rondement et soit productive. En règle générale, il y a augmentation de la productivité lorsque vous réduisez les coûts en temps, main-d'œuvre et matériaux. Vous travaillez à votre compte ou vous avez une grande équipe? Quoi qu'il en soit, il existe des outils logiciels qui peuvent vous aider à gérer les tâches et l'acheminement du travail de l'équipe. Bon nombre de ces outils sont gratuits ou peu coûteux. Vous pouvez choisir d'explorer :

  • des options à source ouverte en nuage, compatibles avec les produits logiciels de bureau courants, de manière à faciliter les importations et les exportations;
  • des systèmes de gestion des tâches (affecter les tâches, les classer par ordre de priorité et en faire le suivi);
  • des outils de partage des fichiers (pour réduire le nombre de courriels et le stockage, ainsi que pour faciliter le contrôle de versions);
  • l'établissement de calendriers des médias sociaux et des planificateurs de mots-clés.

Cependant, avant de vous empresser d'acheter un logiciel, prenez le temps d'examiner les problèmes que le logiciel vise à résoudre : gain de temps, élimination des redondances ou rationalisation des tâches. Qu'en est-il de la gestion actuelle de ces éléments? Un outil parviendra-t-il à améliorer la situation ou ne fera-t-il qu'ajouter à la complexité?  

Assurez-vous de vous doter d'une bonne stratégie

Les outils sont d'une grande utilité, encore faut-il se munir d'un plan pour les utiliser avec constance. La gestion efficace du changement vous aidera à surmonter certaines des difficultés qui pourraient survenir au moment de l'intégration de ces outils au sein de votre entreprise. Il vous serait bon de vous assurer que vos employés sont partants et bien formés, pour qu'ils sachent non seulement comment se servir des outils, mais pour qu'ils comprennent aussi pourquoi ils les utilisent.

Avantages à utiliser des outils de suivi du travail

  • Automatisation des activités (p. ex. formulaires)
  • Centralisation, contrôle des versions (bases de données partagées)
  • Suivi des résultats (mobilisation, succès des campagnes)
  • Simplification des tâches administratives (RH) ou financières (comptabilité), en gagnant du temps et en se concentrant sur ce qui est important
  • Utilité pour continuer à faire avancer les choses, lorsqu'une personne est absente

En plus de ces ressources techniques, il existe divers programmes de financement du gouvernement qui peuvent vous aider à améliorer la productivité de votre entreprise et vous permettre de travailler de façon plus efficace. Des outils d'analyse comparative vous permettent de vous comparer à d'autres entreprises dans votre secteur d'activité et de voir comment vous vous en tirez.

Si vous aidez vos employés à s'améliorer dans l'exécution de leurs tâches quotidiennes et que vous simplifiez leurs activités, vous allez gagner du temps et économiser de l'argent pour votre entreprise.